很多外贸员在获得国外采购商的询盘邮件时都异常激动，但又不知所措。不知如何回复，生怕回复不当，错过了一个亿。回复外贸询盘时，建议外贸人记住这“八字方针”——简单、可信、恰当、快速。
一、简单
语言要简炼，不要啰嗦一大堆，最后言之无物，让人感到莫名的反感。很多国外采购商尤其是欧美人的耐心是很差的，时间观念非常强，如果你浪费了他的时间就等于在谋财害命，所以千万不要小看处理电子邮件的艺术。现实中很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件，其中的关键原因就在于你能否把握好国外采购商询盘的真正意图，从而根据他的需求给出最具针对性的还盘。
二、可信
俗话说礼多人莫怪，简单并不是要你省略最基本的礼仪，任何人都不喜欢不礼貌的回复。因此在和国外采购商开始联系时一定要注意，在电子邮件的后面，要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名称、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等联系信息，让人觉得很正规。现实中有些外贸公司答复客户时常常丢三落四，乱七八糟，很容易给人留下不良印象。
三、恰当
中国人常说，给人印象落落大方，不紧不慢，恰到好处，所以恰当其实是很不容易的！这里面不仅具备前两个因素，更重要的还需要专业。
1、一个专业功底很强的人很容易给别人留下好印象，国外采购商在和他沟通时也感觉畅通舒服。如果你在回复时错误百出，国外采购商会认为你不是真正的生产厂家，或者你是外行，很可能你的还盘一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等详细资料，让国外采购商清楚的了解你的产品。
2、人常说有图有真相，我们在回复询盘时，一定要充分利用电子邮件传递图片的功能，让买家一目了然，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。
3、严谨认真，细节往往决定成败，所以在发出邮件前，要仔细检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。
4、报价是一门艺术，在键盘上敲击那个数字前一定要仔细斟酌，不要太高也不要太低，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且要对客户进行划分，根据客户所在国家、地区给出不同的报价。通常欧美客户要比南美、中东的客户报价高些，因为产品档次上要求不同。
四、快速
在这样一个竞争激烈的时代，时间就是金钱，时间就是机会，早一秒与晚一秒也许就是天壤之别，所以我们要在第一时间对国外采购商询盘进行回复。特别是互联网介入了国际贸易后，很多国外采购商更愿意应用这种方式，因为成本低效率高。如果对他们的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，但切忌盲目，往往起到反作用。
